Connecter SetSmart à HubSpot
SetSmart envoie les leads que son IA qualifie dans vos DMs vers HubSpot : un contact, un deal, une note et, quand un appel est réservé, un meeting. Les leads qui acceptent un appel sont envoyés aussi, étiquetés comme tels. Cette page détaille l'installation, les données écrites, les données lues et les permissions demandées.
Dans l'app : Réglages, puis Intégrations, puis HubSpot.
Ce que SetSmart crée dans HubSpot
Les leads que l'IA a marqués qualifiés, ceux qui ont réservé un appel et, sauf si vous le désactivez, ceux qui en ont accepté un. Chacun devient jusqu'à quatre fiches liées. Rien d'autre n'est créé.
Un contact
Le nom, le téléphone et l'email du lead, plus deux propriétés SetSmart : son nom d'utilisateur Instagram et la source du lead (DM Instagram, Facebook Messenger ou WhatsApp). Avant toute création, SetSmart cherche dans votre portail un contact existant avec le même email, puis le même téléphone. Une correspondance est réutilisée, jamais dupliquée, et seules les deux propriétés SetSmart y sont ajoutées.
Un deal
Un deal au nom du lead, créé dans le pipeline et l'étape que vous choisissez, et associé au contact. Un lead qui a accepté un appel sans être encore qualifié reçoit un deal dont le titre se termine par (SetSmart, call OK), dans une étape que vous pouvez choisir, dont le défaut n'est jamais plus avancé que votre étape des qualifiés. Si ce lead se qualifie ou réserve ensuite, SetSmart déplace le deal vers votre étape des qualifiés, sauf si votre équipe l'a déjà déplacé : son geste l'emporte.
Une note
La transcription complète de la conversation, précédée du contexte de qualification et d'un en-tête indiquant si le lead s'est qualifié ou a accepté un appel, attachée au contact et au deal, pour que votre équipe lise l'échange sans quitter HubSpot.
Un meeting
Quand le lead a réservé un appel, un meeting à l'heure convenue, associé au contact et au deal. Si le lead réserve après sa première synchronisation, le meeting est ajouté lors d'un passage suivant.
Comment connecter
Quatre étapes, quelques minutes, aucune configuration nécessaire pour voir arriver les premiers leads.
Ouvrez la page HubSpot dans SetSmart
Dans l'app SetSmart, allez dans Réglages, puis Intégrations, et ouvrez la carte HubSpot. Elle mène à la page de connexion /app/hubspot. Le rôle admin sur votre espace SetSmart est requis.
Approuvez côté HubSpot
Cliquez sur Connecter HubSpot. Vous êtes redirigé vers l'écran de consentement HubSpot, qui liste exactement les permissions décrites plus bas. Choisissez le compte à connecter et approuvez. OAuth est la seule méthode d'authentification : SetSmart ne demande jamais de clé API ni de mot de passe.
Vérifiez la connexion
De retour dans SetSmart, la page affiche le domaine de votre portail et l'email de l'utilisateur HubSpot qui a approuvé la connexion. La connexion appartient à tout votre espace SetSmart : vos collègues n'ont pas à se reconnecter.
Choisissez un pipeline et une étape
Sélectionnez le pipeline de deals et l'étape où les nouveaux deals doivent atterrir. Le pipeline par défaut de votre portail et sa première étape sont présélectionnés, la synchronisation fonctionne donc sans aucune configuration. Vous pouvez changer les deux à tout moment.
Ce qui se passe juste après la connexion
La synchronisation tourne toutes les 15 minutes. Voici ce que font les premiers passages.
Les propriétés SetSmart sont créées
SetSmart ajoute un groupe de propriétés nommé SetSmart à vos contacts, avec deux propriétés texte : nom d'utilisateur Instagram et source du lead. Elles servent à segmenter et à construire des workflows sur les leads SetSmart. Cela se produit une seule fois, à la connexion.
Les 90 derniers jours sont importés
Les leads qualifiés, ayant réservé ou accepté un appel dans les 90 jours précédant la connexion sont mis en file et importés automatiquement, jusqu'à 50 par passage, un passage toutes les 15 minutes. La plupart des comptes voient leur historique complet dans la première heure, les plus chargés en quelques heures. Les leads plus anciens sont volontairement exclus : déverser des années d'historique dans un pipeline l'enterrerait.
Les nouveaux leads arrivent en continu
Une fois l'historique importé, chaque nouveau lead qui se qualifie, réserve ou accepte un appel est envoyé au passage suivant, donc sous 15 minutes. Les leads qui réservent un appel après leur synchronisation reçoivent leur meeting de la même façon.
Ce que SetSmart écrit, et ce qu'il ne touche jamais
La synchronisation est un export à sens unique de vos leads SetSmart. Chaque lecture effectuée est listée ici, en entier.
SetSmart écrit
- Des contacts pour les leads qu'il a qualifiés ou qui ont accepté un appel, ou seulement les deux propriétés SetSmart sur un contact existant correspondant
- Des deals, uniquement dans le pipeline que vous avez choisi, dans votre étape ou dans l'étape call OK
- Des notes contenant les transcriptions de conversation
- Des meetings pour les appels réservés
SetSmart lit
- Les noms de vos pipelines de deals et de leurs étapes, pour remplir les sélecteurs et résoudre les étapes par défaut. Les définitions des pipelines, pas vos deals.
- Une recherche exacte sur l'email, puis le téléphone du lead lui-même, juste avant de créer un contact. C'est le contrôle anti-doublon ; une correspondance est réutilisée au lieu d'être dupliquée.
- Une fiche contact toutes les 15 minutes, sur chaque compte connecté : le contrôle de connexion. Chaque passage de synchronisation demande un seul contact, en ne demandant que son identifiant interne, pour vérifier que la connexion fonctionne encore et garder le jeton d'accès à jour. Il existe parce qu'un compte sans lead à envoyer ne révélerait sinon jamais une connexion révoquée ou expirée. Vous verrez cette lecture dans votre journal d'API ; SetSmart n'en conserve rien, seulement l'heure du dernier contrôle réussi.
- L'étape actuelle d'un deal que SetSmart a lui-même créé, lue une fois avant de le déplacer vers votre étape des qualifiés quand son lead ayant accepté un appel se qualifie. Un deal déjà déplacé par votre équipe est laissé tel quel.
SetSmart ne fait jamais
- Parcourir, lister ou exporter vos contacts. Les lectures listées ci-dessus sont les seules que SetSmart effectue, et il n'en conserve rien.
- Modifier vos données existantes. Sur un contact correspondant, seules les deux propriétés SetSmart sont renseignées. Vos noms, emails et téléphones restent tels quels.
- Supprimer quoi que ce soit, dans HubSpot ou dans SetSmart.
- Lire vos emails, tickets ou tout enregistrement qu'il n'a pas créé. Le seul deal que SetSmart lit est un deal qu'il a lui-même créé, et seulement son étape.
- Écrire à vos leads ou changer leur statut dans SetSmart à cause de la synchronisation.
Permissions demandées, et pourquoi
L'écran de consentement liste ces scopes. Chacun correspond à un seul comportement décrit sur cette page.
crm.objects.contacts.read
Chercher un contact existant par l'email ou le téléphone du lead avant d'en créer un (le contrôle anti-doublon), et lire une fiche contact toutes les 15 minutes (le contrôle de connexion décrit plus haut). Ce sont les seules lectures de contacts.
crm.objects.contacts.write
Créer le contact et renseigner les deux propriétés SetSmart. HubSpot exige aussi ce scope pour créer les notes et les meetings.
crm.objects.deals.write
Créer le deal de chaque lead synchronisé, et déplacer un deal call OK vers votre étape des qualifiés quand son lead se qualifie.
crm.schemas.contacts.write
Créer, une seule fois à la connexion, le groupe de propriétés SetSmart et ses deux propriétés de contact.
crm.schemas.deals.read
Lire les noms de vos pipelines de deals et de leurs étapes, pour que le sélecteur affiche les vôtres. Cela lit les définitions de pipeline, pas vos deals.
oauth
Un scope de base que HubSpot attache à toute app. SetSmart s'en sert pour identifier votre portail et maintenir la connexion en renouvelant ses jetons.
Comment déconnecter
Sur la page HubSpot dans SetSmart, cliquez sur Déconnecter. SetSmart révoque son propre accès auprès de HubSpot, l'app cesse donc d'apparaître comme connectée dans votre portail, et supprime les identifiants stockés de son côté. Rien de ce qui a été créé dans HubSpot n'est supprimé.
Si vous vous reconnectez plus tard, SetSmart reprend là où la synchronisation s'était arrêtée : votre choix de pipeline est conservé et les leads déjà synchronisés ne sont pas réimportés.