Verbinde SetSmart mit HubSpot
SetSmart überträgt die Leads, die seine KI in deinen DMs qualifiziert, als Kontakt, Deal, Notiz und, sobald ein Call gebucht ist, als Meeting in HubSpot. Leads, die einem Call zustimmen, werden ebenfalls übertragen und entsprechend gekennzeichnet. Diese Seite erklärt die Einrichtung, die Daten, die geschrieben werden, die Daten, die gelesen werden, und die angefragten Berechtigungen.
In der App: Einstellungen, dann Integrationen, dann HubSpot.
Das erstellt SetSmart in HubSpot
Leads, die die KI als qualifiziert markiert hat, Leads, die einen Call gebucht haben, und, sofern du es nicht abschaltest, Leads, die einem Call zugestimmt haben. Aus jedem werden bis zu vier verknüpfte Datensätze. Sonst wird nichts angelegt.
Ein Kontakt
Name, Telefonnummer und E-Mail des Leads sowie zwei SetSmart-Eigenschaften: sein Instagram-Benutzername und die Lead-Quelle (Instagram DM, Facebook Messenger oder WhatsApp). Bevor etwas angelegt wird, sucht SetSmart in deinem Portal nach einem bestehenden Kontakt mit derselben E-Mail, dann mit derselben Telefonnummer. Ein Treffer wird wiederverwendet, nie dupliziert, und es werden nur die zwei SetSmart-Eigenschaften ergänzt.
Ein Deal
Ein Deal mit dem Namen des Leads, angelegt in der Pipeline und Phase deiner Wahl und mit dem Kontakt verknüpft. Ein Lead, der einem Call zugestimmt hat, aber noch nicht qualifiziert ist, bekommt stattdessen einen Deal, dessen Titel auf (SetSmart, call OK) endet, in einer Phase, die du auswählen kannst und die standardmäßig nie weiter fortgeschritten ist als deine Qualifiziert-Phase. Qualifiziert sich dieser Lead später oder bucht er, verschiebt SetSmart den Deal in deine Qualifiziert-Phase, es sei denn, dein Team hat ihn bereits verschoben: Dann gilt die Entscheidung deines Teams.
Eine Notiz
Das vollständige Transkript der Unterhaltung, mit vorangestelltem Qualifizierungskontext und einer Kopfzeile, die angibt, ob der Lead qualifiziert ist oder einem Call zugestimmt hat. Die Notiz hängt am Kontakt und am Deal, sodass dein Team den Austausch lesen kann, ohne HubSpot zu verlassen.
Ein Meeting
Wenn der Lead einen Call gebucht hat, ein Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt, verknüpft mit dem Kontakt und dem Deal. Bucht der Lead erst nach seiner ersten Synchronisierung, wird das Meeting bei einem späteren Durchlauf ergänzt.
So verbindest du HubSpot
Vier Schritte, ein paar Minuten, keine Konfiguration nötig, damit die ersten Leads fließen.
Öffne die HubSpot-Seite in SetSmart
Geh in der SetSmart-App zu Einstellungen, dann Integrationen, und öffne die HubSpot-Karte. Die Karte führt zur Verbindungsseite unter /app/hubspot. Du brauchst die Admin-Rolle in deinem SetSmart-Workspace.
Bei HubSpot zustimmen
Klick auf HubSpot verbinden. Du wirst zum Zustimmungsbildschirm von HubSpot weitergeleitet, der genau die unten beschriebenen Berechtigungen auflistet. Wähle den Account, den du verbinden willst, und stimme zu. OAuth ist die einzige Authentifizierungsmethode: SetSmart fragt nie nach einem API-Schlüssel oder einem Passwort.
Verbindung prüfen
Zurück in SetSmart zeigt die Seite deine Portal-Domain und die E-Mail des HubSpot-Nutzers, der die Verbindung freigegeben hat. Die Verbindung gehört zu deinem gesamten SetSmart-Workspace, deine Teammitglieder müssen sich also nicht erneut verbinden.
Pipeline und Phase wählen
Wähle die Deal-Pipeline und die Phase, in der neue Deals landen sollen. Die Standard-Pipeline deines Portals und ihre erste Phase sind vorausgewählt, die Synchronisierung funktioniert also ganz ohne Konfiguration. Du kannst beides jederzeit ändern.
Was direkt nach dem Verbinden passiert
Die Synchronisierung läuft alle 15 Minuten. Das machen die ersten Durchläufe.
Die SetSmart-Eigenschaften werden angelegt
SetSmart fügt deinen Kontakten eine Eigenschaftengruppe namens SetSmart mit zwei Texteigenschaften hinzu: Instagram-Benutzername und Lead-Quelle. Damit kannst du SetSmart-Leads segmentieren und Workflows darauf aufbauen. Das passiert einmalig, beim Verbinden.
Die letzten 90 Tage werden importiert
Leads, die sich in den 90 Tagen vor dem Verbinden qualifiziert, einen Call gebucht oder einem Call zugestimmt haben, werden in eine Warteschlange gestellt und automatisch importiert, bis zu 50 pro Durchlauf, mit einem Durchlauf alle 15 Minuten. Bei den meisten Konten ist der Rückstand innerhalb der ersten Stunde abgearbeitet, bei den größten innerhalb weniger Stunden. Ältere Leads werden bewusst ausgelassen: Jahre an Historie in eine Pipeline zu kippen, würde sie unter sich begraben.
Neue Leads fließen laufend nach
Nach dem Rückstand wird jeder neue Lead, der sich qualifiziert, bucht oder einem Call zustimmt, beim nächsten Durchlauf übertragen, also innerhalb von 15 Minuten. Bei Leads, die erst nach ihrer Synchronisierung einen Call buchen, wird das Meeting auf dieselbe Weise ergänzt.
Was SetSmart schreibt und was es nie anrührt
Die Synchronisierung ist ein Export deiner SetSmart-Leads in eine Richtung. Jeder Lesezugriff, den sie ausführt, ist hier vollständig aufgeführt.
SetSmart schreibt
- Kontakte für die Leads, die es qualifiziert hat oder die einem Call zugestimmt haben, oder nur die zwei SetSmart-Eigenschaften bei einem bereits passenden Kontakt
- Deals, nur in der einen Pipeline, die du ausgewählt hast, in deiner gewählten Phase oder in der Call-OK-Phase
- Notizen mit den Transkripten der Unterhaltungen
- Meetings für gebuchte Calls
SetSmart liest
- Die Namen deiner Deal-Pipelines und ihrer Phasen, um die Auswahlfelder zu befüllen und die Standardphasen zu ermitteln. Pipeline-Definitionen, nicht deine Deals.
- Eine Suche nach exakter Übereinstimmung mit der E-Mail des Leads, dann mit seiner Telefonnummer, direkt bevor ein Kontakt angelegt wird. Das ist die Dublettenprüfung; ein Treffer wird wiederverwendet statt dupliziert.
- Einen Kontaktdatensatz alle 15 Minuten, bei jedem verbundenen Konto: die Verbindungsprüfung. Jeder Synchronisierungsdurchlauf fragt einen einzigen Kontakt ab, und zwar nur dessen interne ID, um zu prüfen, ob die Verbindung noch funktioniert, und um das Zugriffstoken aktuell zu halten. Diese Prüfung gibt es, weil ein Konto ohne zu übertragende Leads sonst nie zeigen würde, dass eine Verbindung widerrufen wurde oder abgelaufen ist. Du siehst diesen Lesezugriff in deinem API-Log; SetSmart speichert nichts aus dem Datensatz, nur den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Prüfung.
- Die aktuelle Phase eines Deals, den SetSmart selbst angelegt hat, einmalig gelesen, bevor der Deal in deine Qualifiziert-Phase verschoben wird, wenn sich sein Lead mit Call-Zustimmung qualifiziert. Ein Deal, den dein Team bereits verschoben hat, bleibt unangetastet.
SetSmart wird nie
- Deine Kontakte durchsuchen, auflisten oder exportieren. Die oben aufgeführten Lesezugriffe sind die einzigen, die SetSmart ausführt, und es speichert nichts daraus.
- Deine bestehenden Daten ändern. Bei einem passenden Kontakt werden nur die zwei SetSmart-Eigenschaften gesetzt. Deine Namen, E-Mails und Telefonnummern bleiben, wie sie sind.
- Irgendetwas löschen, weder in HubSpot noch in SetSmart.
- Deine E-Mails, Tickets oder Datensätze lesen, die es nicht selbst angelegt hat. Der einzige Deal, den SetSmart je liest, ist einer, den es selbst angelegt hat, und davon nur die Phase.
- Deinen Leads wegen der Synchronisierung schreiben oder ihren Status in SetSmart ändern.
Angefragte Berechtigungen und warum
Der Zustimmungsbildschirm listet diese Scopes auf. Jeder davon gehört zu genau einem Verhalten, das auf dieser Seite beschrieben ist.
crm.objects.contacts.read
Vor dem Anlegen nach einem bestehenden Kontakt anhand der E-Mail oder Telefonnummer des Leads suchen (die Dublettenprüfung) und alle 15 Minuten einen Kontaktdatensatz lesen (die oben beschriebene Verbindungsprüfung). Das sind die einzigen Lesezugriffe auf Kontakte.
crm.objects.contacts.write
Den Kontakt anlegen und die zwei SetSmart-Eigenschaften setzen. HubSpot verlangt diesen Scope auch für das Anlegen der Notizen und der Meetings.
crm.objects.deals.write
Den Deal für jeden synchronisierten Lead anlegen und einen Deal mit Call-Zustimmung in deine Qualifiziert-Phase verschieben, wenn sich sein Lead qualifiziert.
crm.schemas.contacts.write
Einmalig beim Verbinden die SetSmart-Eigenschaftengruppe und ihre zwei Kontakteigenschaften anlegen.
crm.schemas.deals.read
Die Namen deiner Deal-Pipelines und ihrer Phasen lesen, damit die Auswahl deine echten anzeigt. Gelesen werden Pipeline-Definitionen, nicht deine Deals.
oauth
Ein Basis-Scope, den HubSpot jeder App zuweist. SetSmart nutzt ihn, um dein Portal zu identifizieren und die Verbindung durch das Erneuern seiner Tokens aufrechtzuerhalten.
So trennst du die Verbindung
Klick auf der HubSpot-Seite in SetSmart auf Trennen. SetSmart widerruft seinen eigenen Zugriff bei HubSpot, sodass die App in deinem Portal nicht mehr als verbunden erscheint, und löscht die gespeicherten Zugangsdaten auf seiner Seite. Nichts, was bereits in HubSpot angelegt wurde, wird entfernt.
Wenn du dich später erneut verbindest, macht SetSmart dort weiter, wo die Synchronisierung aufgehört hat: Deine Pipeline-Auswahl bleibt erhalten, und bereits synchronisierte Leads werden nicht noch einmal importiert.