Conecta SetSmart con HubSpot
SetSmart envía los leads que su IA califica en tus DMs a HubSpot: un contacto, un negocio, una nota y, cuando se reserva una llamada, una reunión. Los leads que aceptan una llamada también se envían, etiquetados como tales. Esta página explica la instalación, los datos que escribe, los datos que lee y los permisos que solicita.
En la app: Ajustes, luego Integraciones, luego HubSpot.
Lo que SetSmart crea en HubSpot
Los leads que la IA marcó como calificados, los que reservaron una llamada y, salvo que lo desactives, los que aceptaron una. Cada uno se convierte en hasta cuatro registros vinculados. No se crea nada más.
Un contacto
El nombre, el teléfono y el email del lead, más dos propiedades SetSmart: su nombre de usuario de Instagram y el origen del lead (DM de Instagram, Facebook Messenger o WhatsApp). Antes de crear nada, SetSmart busca en tu portal un contacto existente con el mismo email y luego el mismo teléfono. Una coincidencia se reutiliza, nunca se duplica, y solo se le añaden las dos propiedades SetSmart.
Un negocio
Un negocio con el nombre del lead, creado en el pipeline y la etapa que elijas, y asociado al contacto. Un lead que aceptó una llamada sin estar calificado todavía recibe un negocio cuyo título termina en (SetSmart, call OK), en una etapa que puedes elegir, cuyo valor por defecto nunca está más adelante que tu etapa de calificados. Si ese lead se califica o reserva después, SetSmart mueve el negocio a tu etapa de calificados, salvo que tu equipo ya lo haya movido: su movimiento gana.
Una nota
La transcripción completa de la conversación, precedida del contexto de calificación y de un encabezado que indica si el lead se calificó o aceptó una llamada, adjunta al contacto y al negocio, para que tu equipo lea el intercambio sin salir de HubSpot.
Una reunión
Cuando el lead reservó una llamada, una reunión a la hora acordada, asociada al contacto y al negocio. Si el lead reserva después de su primera sincronización, la reunión se añade en una pasada posterior.
Cómo conectar
Cuatro pasos, unos minutos, sin configuración para que lleguen los primeros leads.
Abre la página de HubSpot en SetSmart
En la app de SetSmart, ve a Ajustes, luego Integraciones, y abre la tarjeta de HubSpot. Lleva a la página de conexión /app/hubspot. Necesitas el rol de administrador en tu espacio de SetSmart.
Aprueba en HubSpot
Haz clic en Conectar HubSpot. Serás redirigido a la pantalla de consentimiento de HubSpot, que lista exactamente los permisos descritos más abajo. Elige la cuenta que quieres conectar y aprueba. OAuth es el único método de autenticación: SetSmart nunca pide una clave API ni una contraseña.
Comprueba la conexión
De vuelta en SetSmart, la página muestra el dominio de tu portal y el email del usuario de HubSpot que aprobó la conexión. La conexión pertenece a todo tu espacio de SetSmart, así que tus compañeros no necesitan conectarse de nuevo.
Elige un pipeline y una etapa
Selecciona el pipeline de negocios y la etapa donde deben aterrizar los nuevos negocios. El pipeline por defecto de tu portal y su primera etapa vienen preseleccionados, así que la sincronización funciona sin configurar nada. Puedes cambiar ambos en cualquier momento.
Qué pasa justo después de conectar
La sincronización corre cada 15 minutos. Esto es lo que hacen las primeras pasadas.
Se crean las propiedades SetSmart
SetSmart añade a tus contactos un grupo de propiedades llamado SetSmart, con dos propiedades de texto: nombre de usuario de Instagram y origen del lead. Sirven para segmentar y construir workflows sobre los leads de SetSmart. Ocurre una sola vez, al conectar.
Se importan los últimos 90 días
Los leads que se calificaron, reservaron o aceptaron una llamada en los 90 días anteriores a la conexión se ponen en cola y se importan automáticamente, hasta 50 por pasada, con una pasada cada 15 minutos. La mayoría de las cuentas ven su historial completo en la primera hora, las más cargadas en unas horas. Los leads más antiguos quedan fuera a propósito: volcar años de historial en un pipeline lo enterraría.
Los leads nuevos fluyen en continuo
Tras el historial, cada nuevo lead que se califica, reserva o acepta una llamada se envía en la siguiente pasada, es decir, en menos de 15 minutos. Los leads que reservan una llamada después de sincronizarse reciben su reunión de la misma forma.
Lo que SetSmart escribe, y lo que nunca toca
La sincronización es una exportación de un solo sentido de tus leads de SetSmart. Cada lectura que realiza está listada aquí, completa.
SetSmart escribe
- Contactos para los leads que calificó o que aceptaron una llamada, o solo las dos propiedades SetSmart en un contacto existente que coincida
- Negocios, únicamente en el pipeline que seleccionaste, en tu etapa elegida o en la etapa call OK
- Notas con las transcripciones de las conversaciones
- Reuniones para las llamadas reservadas
SetSmart lee
- Los nombres de tus pipelines de negocios y de sus etapas, para llenar los selectores y resolver las etapas por defecto. Las definiciones de los pipelines, no tus negocios.
- Una búsqueda exacta por el email, y luego el teléfono, del propio lead, justo antes de crear un contacto. Es el control antiduplicados; una coincidencia se reutiliza en lugar de duplicarse.
- Un registro de contacto cada 15 minutos, en cada cuenta conectada: la comprobación de conexión. Cada pasada de sincronización solicita un solo contacto, pidiendo únicamente su identificador interno, para verificar que la conexión sigue funcionando y mantener el token de acceso al día. Existe porque una cuenta sin leads que enviar nunca revelaría una conexión revocada o caducada. Verás esta lectura en tu registro de API; SetSmart no guarda nada del registro, solo la hora de la última comprobación correcta.
- La etapa actual de un negocio que el propio SetSmart creó, leída una vez antes de moverlo a tu etapa de calificados cuando su lead que aceptó una llamada se califica. Un negocio que tu equipo ya movió se deja tal cual.
SetSmart nunca
- Explora, lista ni exporta tus contactos. Las lecturas listadas arriba son las únicas que SetSmart realiza, y no guarda nada de ellas.
- Modifica tus datos existentes. En un contacto coincidente solo se rellenan las dos propiedades SetSmart. Tus nombres, emails y teléfonos quedan como están.
- Borra nada, ni en HubSpot ni en SetSmart.
- Lee tus emails, tickets ni ningún registro que no haya creado. El único negocio que SetSmart lee es uno que él mismo creó, y solo su etapa.
- Escribe a tus leads ni cambia su estado en SetSmart por causa de la sincronización.
Permisos solicitados, y por qué
La pantalla de consentimiento lista estos scopes. Cada uno corresponde a un único comportamiento descrito en esta página.
crm.objects.contacts.read
Buscar un contacto existente por el email o el teléfono del lead antes de crear uno (el control antiduplicados), y leer un registro de contacto cada 15 minutos (la comprobación de conexión descrita arriba). Son las únicas lecturas de contactos.
crm.objects.contacts.write
Crear el contacto y rellenar las dos propiedades SetSmart. HubSpot también exige este scope para crear las notas y las reuniones.
crm.objects.deals.write
Crear el negocio de cada lead sincronizado, y mover un negocio call OK a tu etapa de calificados cuando su lead se califica.
crm.schemas.contacts.write
Crear, una sola vez al conectar, el grupo de propiedades SetSmart y sus dos propiedades de contacto.
crm.schemas.deals.read
Leer los nombres de tus pipelines de negocios y sus etapas, para que el selector muestre los tuyos. Lee definiciones de pipeline, no tus negocios.
oauth
Un scope base que HubSpot añade a toda app. SetSmart lo usa para identificar tu portal y mantener viva la conexión renovando sus tokens.
Cómo desconectar
En la página de HubSpot en SetSmart, haz clic en Desconectar. SetSmart revoca su propio acceso ante HubSpot, así que la app deja de aparecer como conectada en tu portal, y borra las credenciales guardadas en su lado. Nada de lo ya creado en HubSpot se elimina.
Si vuelves a conectar más tarde, SetSmart retoma donde se detuvo la sincronización: tu elección de pipeline se conserva y los leads ya sincronizados no se importan de nuevo.